Jak złożyć wniosek o urlop rodzicielski?

Wniosek o urlop rodzicielski składa się pracodawcy w formie papierowej lub elektronicznej, najpóźniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu. Jeżeli dokument jest kompletny i złożony w terminie, pracodawca musi go uwzględnić.

Jak krok po kroku złożyć wniosek?

Procedura dotyczy pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Wniosek możesz przekazać w dziale kadr, przełożonemu albo przez firmowy system HR, jeżeli pracodawca dopuszcza taką formę.

1. Ustal okres urlopu – wpisz datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu albo jego części. Urlop rodzicielski można wykorzystać jednorazowo lub maksymalnie w pięciu częściach, nie później niż do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat.
2. Przygotuj wniosek – skorzystaj z formularza pracodawcy lub wzoru zgodnego z wymaganiami określonymi w przepisach. Wniosek może mieć postać papierową albo elektroniczną.
3. Dodaj wymagane dane i dokumenty – sprawdź, czy dokument zawiera informacje o wcześniejszym wykorzystaniu urlopu oraz oświadczenie dotyczące drugiego rodzica.
4. Przekaż dokument pracodawcy – zrób to co najmniej 21 dni przed rozpoczęciem urlopu. Przy wysyłce e-mailem lub przez system HR zachowaj potwierdzenie doręczenia, a przy wersji papierowej poproś o potwierdzenie przyjęcia kopii.

Wniosek o urlop rodzicielski ma dla pracodawcy charakter wiążący. Nie może on odmówić udzielenia urlopu z powodu braków kadrowych lub trudności organizacyjnych, jeżeli otrzymał kompletny dokument z wymaganym wyprzedzeniem. Przy wniosku złożonym później pracodawca nie musi udzielić urlopu od wskazanej daty, choć może wyrazić na to zgodę.

Co musi zawierać wniosek?

Treść wniosku powinna pozwolić pracodawcy ustalić, kto, w jakim okresie i na jakiej podstawie korzysta z urlopu. W dokumencie umieść:

• Dane pracownika i pracodawcy – imię i nazwisko pracownika oraz dane zakładu pracy.
• Okres urlopu – datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu albo jego części.
• Informacje o wcześniejszym wykorzystaniu uprawnienia – liczbę wykorzystanych części urlopu oraz okres urlopu rodzicielskiego lub zasiłku za okres odpowiadający temu urlopowi.
• Oświadczenie dotyczące drugiego rodzica – informację, czy drugi rodzic korzystał lub zamierza korzystać z urlopu albo zasiłku w tym samym okresie.
• Podpis pracownika – w przypadku dokumentu papierowego, a przy formie elektronicznej sposób autoryzacji wymagany przez pracodawcę.

Do wniosku dołącz odpis lub kopię aktu urodzenia dziecka, jeżeli dokument nie znajduje się już w aktach osobowych. Przy dziecku urodzonym za granicą może być potrzebny zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie. Kopię zaświadczenia „Za życiem” dołącza się wtedy, gdy rodzic ubiega się o podwyższony wymiar urlopu.

Wzory dokumentów mogą być dostępne w dziale kadr, firmowym systemie HR albo na stronach administracji publicznej. Przed wysłaniem sprawdź, czy korzystasz z aktualnego formularza.

Wniosek o urlop a wniosek o zasiłek 81,5%

Te dokumenty dotyczą różnych spraw. Wniosek urlopowy informuje pracodawcę o planowanej nieobecności, natomiast wniosek zasiłkowy dotyczy sposobu wypłaty zasiłku macierzyńskiego. Złożenie jednego z nich nie zastępuje drugiego.

Za okres urlopu rodzicielskiego zasiłek wynosi co do zasady 70% podstawy wymiaru. Wniosek złożony w ciągu 21 dni po porodzie może pozwolić na wypłatę 81,5% za objęty nim okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. Nieprzenoszalne 9 tygodni drugiego rodzica jest rozliczane według stawki 70%.

O czym jeszcze pamiętać?

Standardowy urlop rodzicielski wynosi łącznie 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka albo 43 tygodnie przy porodzie mnogim. Jest to wspólna pula obojga rodziców, a nie osobny wymiar dla każdego z nich.

Każdemu rodzicowi przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu. Tej części nie można przenieść na drugiego rodzica. Jeżeli rodzic nie wykorzysta swojego okresu, niewykorzystane tygodnie przepadają.

Urlop można połączyć z pracą u pracodawcy udzielającego urlopu w wymiarze nie większym niż połowa pełnego etatu. Wymaga to osobnego wniosku złożonego co najmniej 21 dni przed rozpoczęciem pracy. Pracodawca powinien go uwzględnić, ale może odmówić, gdy nie pozwala na to organizacja pracy lub rodzaj wykonywanych obowiązków. O przyczynie odmowy powinien poinformować w ciągu 7 dni.

Checklista przed wysłaniem wniosku

Przed przekazaniem dokumentu pracodawcy sprawdź:

• Czy wniosek trafi do pracodawcy co najmniej 21 dni przed rozpoczęciem urlopu?
• Czy wpisano dokładne daty urlopu oraz liczbę wykorzystanych wcześniej części?
• Czy dołączono oświadczenie dotyczące korzystania z urlopu przez drugiego rodzica?
• Czy dołączono akt urodzenia dziecka, jeżeli nie ma go w aktach osobowych?
• Czy dokument został podpisany lub prawidłowo wysłany elektronicznie?
• Czy zachowano potwierdzenie przekazania wniosku?

Najważniejsze jest rozdzielenie dwóch czynności: wniosek o urlop rodzicielski składasz pracodawcy 21 dni przed planowaną nieobecnością, a wniosek dotyczący zasiłku może podlegać innemu terminowi i adresatowi. W razie wątpliwości co do liczby wykorzystanych części lub dokumentów sprawdź dane w kadrach przed wysłaniem wniosku.

Informacje dotyczące terminów, dokumentów i wysokości zasiłku wynikają z przepisów Kodeksu pracy oraz przepisów o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego. Wzory formularzy mogą być aktualizowane, dlatego przed złożeniem dokumentów sprawdź ich bieżącą wersję u pracodawcy lub w ZUS.