Jak wyliczyć zasiłek macierzyński?

Zasiłek macierzyński oblicza się od podstawy wymiaru składek, a nie od wynagrodzenia netto ani faktycznego dochodu firmy. Najczęściej jest to średnia z 12 miesięcy, pomniejszona o 13,71% składek społecznych. Końcowa kwota zależy także od tego, czy świadczenie pobiera pracownik czy przedsiębiorca oraz czy wybrano wariant 100% i 70%, czy 81,5%.

Od czego zależy wysokość zasiłku?

Zasiłek macierzyński jest świadczeniem z ubezpieczenia chorobowego. Dla pracownika punktem wyjścia jest przychód stanowiący podstawę wymiaru składek, a dla przedsiębiorcy – zadeklarowana podstawa, od której opłacano składki, w tym dobrowolną składkę chorobową.

Nie oznacza to, że świadczenie wyniesie 100% pensji „na rękę”. Najpierw ustala się podstawę wymiaru, następnie pomniejsza ją o 13,71%, a dopiero później stosuje właściwy procent zasiłku. Zasady wynikają przede wszystkim z Ustawy zasiłkowej, natomiast Kodeks pracy określa okresy urlopów, za które świadczenie przysługuje.

Uwaga: przedstawione obliczenia są przykładami. Rzeczywista wypłata może zależeć między innymi od składników wynagrodzenia, przerw w ubezpieczeniu, zmian etatu, zaliczki na podatek oraz liczby dni w danym miesiącu.

Jak ustala się podstawę wymiaru zasiłku?

Co do zasady podstawę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie albo podstawa składek z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania prawa do zasiłku. Jeżeli ubezpieczenie trwało krócej, bierze się pod uwagę pełne miesiące tego ubezpieczenia.

Od ustalonej kwoty odejmuje się 13,71%. Jest to suma składek finansowanych przez ubezpieczonego: emerytalnej 9,76%, rentowej 1,50% oraz chorobowej 2,45%.

Przykładowo, przy podstawie 6 000 zł podstawa zasiłku wynosi 6 000 zł × 86,29%, czyli 5 177,40 zł. Aby ustalić stawkę dzienną, tę kwotę dzieli się przez 30. Następnie stawkę mnoży się przez procent zasiłku i liczbę dni, za które świadczenie przysługuje.

Wynagrodzenie za miesiące z usprawiedliwioną nieobecnością może wymagać uzupełnienia. Miesiąc, w którym pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego czasu pracy, zwykle wyłącza się z obliczeń. Jeżeli przepracował co najmniej połowę, wynagrodzenie może zostać uzupełnione do kwoty, którą uzyskałby za pełny miesiąc.

Jak wyliczyć zasiłek macierzyński dla przedsiębiorcy?

U przedsiębiorcy ZUS nie bierze pod uwagę rzeczywistego dochodu z działalności. Liczy się podstawa zadeklarowana do ubezpieczenia chorobowego. Dotyczy to zarówno standardowych składek, potocznie nazywanych dużym ZUS-em, jak i składek preferencyjnych.

Prawo do zasiłku macierzyńskiego może powstać już w pierwszym miesiącu ubezpieczenia chorobowego. W tym przypadku nie działa 90-dniowy okres wyczekiwania właściwy dla zasiłku chorobowego. Przy krótkim ubezpieczeniu podwyższona podstawa nie wpływa jednak na świadczenie w pełni od razu.

Obliczenie dla przedsiębiorcy można uporządkować w kilku krokach:

1. Ustal podstawę składek z uwzględnieniem rodzaju ubezpieczenia i okresu, przez który opłacano składki.
2. Pomniejsz ją o 13,71%, jeżeli pełna podstawa może być uwzględniona w obliczeniach.
3. Jeżeli ubezpieczenie trwało krócej niż 12 pełnych miesięcy, zastosuj regułę proporcjonalnego uwzględniania nadwyżki ponad najniższą podstawę.
4. Podziel podstawę zasiłku przez 30, a następnie pomnóż stawkę dzienną przez właściwy procent świadczenia i liczbę dni.
5. Uwzględnij zaliczkę na podatek dochodowy, aby oszacować kwotę wypłaty netto.

Przyjmijmy przykładowo, że najniższa podstawa wynosi 5 652 zł, a przedsiębiorca zadeklarował 8 000 zł. Po odliczeniu 13,71% najniższa podstawa daje 4 877,11 zł. Nadwyżka wynosi 2 348 zł, a po pomniejszeniu o 13,71% – 2 026,09 zł.

Jeżeli przedsiębiorca opłacał wyższą podstawę przez trzy pełne miesiące, do obliczeń nie trafia cała nadwyżka. Uwzględnia się jej część odpowiadającą proporcji 3/12. W przykładzie będzie to około 506,52 zł. Podstawa zasiłku wyniesie więc około 5 383,63 zł, a nie 6 903,20 zł, które powstałoby po pełnym uwzględnieniu podstawy 8 000 zł.

To pokazuje, dlaczego zasiłek przy działalności nie rośnie skokowo po zadeklarowaniu wyższych składek. Przez pierwsze miesiące ich wpływ jest stopniowy. Dopiero po odpowiednio długim okresie ubezpieczenia wyższa podstawa może zostać uwzględniona w pełniejszym zakresie, zgodnie z zasadami dotyczącymi średniej z 12 miesięcy.

W przypadku przedsiębiorcy trzeba też sprawdzić, czy ubezpieczenie chorobowe było ciągłe oraz czy wystąpiła przerwa przekraczająca 30 dni. Takie okoliczności mogą wpływać na sposób ustalenia podstawy.

Jak wyliczyć zasiłek dla pracownika etatowego?

Pracownik etatowy otrzymuje zasiłek na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z odpowiedniego okresu zatrudnienia. Uwzględnia się przychód stanowiący podstawę składek społecznych, po odliczeniu składek finansowanych przez pracownika.

Jeżeli przed porodem pracownica pobierała zasiłek chorobowy i między tym zasiłkiem a macierzyńskim nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż pełny miesiąc kalendarzowy, podstawy zwykle nie ustala się od początku. Zasadniczo wykorzystuje się podstawę przyjętą wcześniej do zasiłku chorobowego.

Trzeba rozróżnić dwie sytuacje:

• Przeliczenie starej podstawy oznacza pozostanie przy tym samym okresie 12 miesięcy, ale ponowne uwzględnienie składników wynagrodzenia, które zmieniły sposób wypłaty podczas pobierania zasiłku.
• Wyliczenie nowej podstawy oznacza ponowne ustalenie okresu, z którego liczy się przeciętne wynagrodzenie.
• Zmiana składnika wynagrodzenia może wymagać przeliczenia starej podstawy, bez sięgania do nowych miesięcy.
• Zmiana wymiaru czasu pracy może spowodować konieczność ustalenia podstawy dla nowego etatu.

Jeżeli pracownik zmienił wymiar czasu pracy w miesiącu powstania prawa do zasiłku albo wcześniej, podstawę ustala się według wynagrodzenia należnego w nowym wymiarze. W takim przypadku nie wystarczy mechaniczne wykorzystanie średniej z poprzednich 12 miesięcy.

Długotrwała choroba również nie zawsze oznacza wyliczenie podstawy od zera. Jeżeli między zasiłkiem chorobowym a macierzyńskim nie było pełnego miesiąca przerwy, wcześniejsza podstawa może pozostać aktualna. Jeżeli przerwa wyniosła co najmniej pełny miesiąc kalendarzowy, ustala się nową podstawę z właściwego okresu.

W nowym okresie miesięcy z długą usprawiedliwioną nieobecnością nie uwzględnia się, gdy pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego czasu pracy. Miesiące, w których przepracowano co najmniej połowę czasu, pozostają w zestawieniu i mogą wymagać uzupełnienia.

Do podstawy nie włącza się także składników, do których pracownik zachowuje prawo za okres pobierania zasiłku, jeżeli są wypłacane obok świadczenia zgodnie z przepisami płacowymi. Z kolei premie, dodatki lub nagrody, które nie są zachowywane za czas pobierania zasiłku, mogą podlegać uwzględnieniu według właściwych zasad.

100% i 70% czy 81,5% podstawy?

Po ustaleniu podstawy trzeba wybrać albo zastosować właściwy wariant wypłaty. Standardowo zasiłek wynosi 100% podstawy za okres urlopu macierzyńskiego oraz 70% za okres urlopu rodzicielskiego. Możliwy jest także wariant 81,5% za cały okres odpowiadający urlopowi macierzyńskiemu i rodzicielskiemu, z wyjątkiem nieprzenoszalnej części urlopu drugiego rodzica.

Przykładowo, przy podstawie zasiłku wynoszącej 5 177,40 zł stawka dzienna przed zastosowaniem procentu wynosi 172,58 zł. W wariancie 100% świadczenie dzienne wyniesie około 172,58 zł, przy 70% około 120,81 zł, a przy 81,5% około 140,65 zł. Kwota miesięczna zależy od liczby dni, za które zasiłek przysługuje.

Wniosek o wypłatę zasiłku za cały odpowiedni okres trzeba złożyć w terminie 21 dni od porodu. Samo późniejsze złożenie wniosku o urlop rodzicielski nie zawsze zastępuje tę deklarację dotyczącą stawki 81,5%.

Dokumenty i terminy

Zakres dokumentów zależy od sytuacji ubezpieczonego i od tego, kto wypłaca zasiłek. Najczęściej potrzebne są:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka albo dokument zaakceptowany przez ZUS lub płatnika składek,
• wniosek o urlop macierzyński lub wypłatę zasiłku za odpowiedni okres,
• wniosek o urlop rodzicielski, jeżeli rodzic korzysta z tego uprawnienia,
• oświadczenia dotyczące korzystania z urlopu przez drugiego rodzica.

Przedsiębiorca powinien przed złożeniem dokumentów sprawdzić także:

• czy podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu,
• od jakiej podstawy opłacał składki w każdym pełnym miesiącu,
• czy między okresami ubezpieczenia nie wystąpiła przerwa,
• czy wniosek o wariant 81,5% zostanie złożony w ciągu 21 dni od porodu.

W razie zmiany etatu, długiej choroby, urlopu wychowawczego albo nietypowych premii wyliczenie warto zweryfikować z działem płac lub ZUS. W takich przypadkach najważniejsze jest ustalenie, czy należy przeliczyć wcześniejszą podstawę, czy obliczyć ją od nowa.

Najprostszy schemat wygląda tak: ustalasz podstawę składek, odejmujesz 13,71%, dzielisz wynik przez 30, stosujesz 100%, 70% albo 81,5%, a następnie mnożysz stawkę dzienną przez liczbę dni świadczenia. Dopiero po tym można oszacować kwotę netto, uwzględniając zaliczkę na podatek.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej, kadrowej ani podatkowej. Wysokość świadczenia zależy od aktualnych przepisów oraz danych konkretnego ubezpieczonego.