W większości spraw wystarczy odpis skrócony aktu urodzenia. Odpis zupełny wybierz wtedy, gdy instytucja wymaga pełnej treści aktu albo musisz wykazać historyczne wpisy i zmiany. Przed złożeniem wniosku sprawdź wymagania konkretnego urzędu lub sądu, ponieważ odpis zupełny kosztuje więcej.
Odpis skrócony czy zupełny – czym się różnią?
Odpis skrócony pokazuje aktualną treść aktu, z uwzględnieniem zmian dokonanych po jego sporządzeniu. To standardowy dokument używany w większości codziennych spraw urzędowych.
Odpis zupełny zawiera dokładne powtórzenie aktu z chwili jego sporządzenia oraz treść późniejszych wpisów i zmian. Ma więc szerszy zakres danych i może ujawnić historię zmian w akcie.
| Cecha | Odpis skrócony | Odpis zupełny |
|---|---|---|
| Zawartość | Aktualna treść aktu, wraz z uwzględnionymi zmianami | Pierwotna treść aktu oraz późniejsze wpisy i zmiany |
| Koszt | 22 zł | 33 zł |
| Typowe zastosowanie | Większość spraw urzędowych, między innymi dokument tożsamości, paszport lub zatrudnienie | Sprawy, w których trzeba potwierdzić pełną treść albo historię aktu |
Opłaty wynikają z ustawy o opłacie skarbowej. W niektórych sprawach odpis może być bezpłatny, na przykład gdy jest potrzebny do uzyskania dowodu osobistego lub paszportu, świadczenia socjalnego, spraw związanych z ZUS, alimentami, opieką, kuratelą, adopcją albo zatrudnieniem. O tym, czy zwolnienie ma zastosowanie, decyduje cel wydania dokumentu.
Kiedy wybrać odpis zupełny?
Odpis zupełny jest potrzebny wtedy, gdy sama aktualna treść aktu nie wystarcza. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których trzeba sprawdzić, co znajdowało się w akcie pierwotnie albo jakie zmiany zostały do niego później wpisane.
Najczęściej chodzi o:
- sprawy sądowe, gdy sąd wymaga pełnej treści aktu urodzenia,
- postępowania spadkowe i ustalanie danych potrzebnych do wykazania pokrewieństwa,
- weryfikację historycznych danych, zmian nazwiska, danych rodziców lub innych wpisów w akcie,
- sytuacje, w których osoba spoza najbliższej rodziny musi wykazać interes prawny w uzyskaniu dokumentu.
W sprawach sądowych lub spadkowych nie zakładaj jednak automatycznie, że potrzebny jest odpis zupełny. Zastosowanie ma wymaganie konkretnej instytucji. Jeżeli sąd, urząd albo inny organ wskazał rodzaj dokumentu, należy złożyć wniosek właśnie o taki odpis.
Kiedy wystarczy odpis skrócony?
Odpis skrócony wybierz, gdy instytucja prosi po prostu o odpis aktu urodzenia i nie wskazuje, że potrzebna jest pełna treść dokumentu. W typowych sprawach urzędowych aktualne dane zwykle są wystarczające.
Najczęściej chodzi o:
- uzyskanie dowodu osobistego lub paszportu,
- załatwienie spraw związanych z zatrudnieniem i wynagrodzeniem za pracę,
- postępowania dotyczące świadczeń socjalnych, pomocy społecznej lub ubezpieczeń,
- zwykłe sprawy administracyjne, w których urząd nie zażądał odpisu zupełnego.
Odpis skrócony może być także wydany jako odpis wielojęzyczny, przydatny przy załatwianiu spraw za granicą. Taki wariant dotyczy odpisów skróconych i jest wydawany w formie papierowej.
Jak wybrać właściwy odpis?
Najbezpieczniej skontaktować się z instytucją, która wymaga aktu, i zapytać, czy chodzi o odpis skrócony, czy zupełny. Jeśli nie ma wyraźnego wymogu przedstawienia pełnej treści lub historii zmian, zamów odpis skrócony. Jest tańszy i w większości spraw spełnia wymagania.
Odpis zupełny warto zamówić dopiero wtedy, gdy wynika to wprost z pisma, formularza lub informacji uzyskanej w urzędzie. Pozwala to uniknąć dodatkowego kosztu i ponownego składania wniosku. Gdy dokument uzyskuje pełnomocnik, może dojść także opłata skarbowa za pełnomocnictwo w wysokości 17 zł, chyba że zastosowanie ma zwolnienie.
