W większości przypadków do rejestracji narodzin dziecka potrzebujesz dokumentu tożsamości rodzica – dowodu osobistego albo paszportu. Karty urodzenia nie dostarczasz samodzielnie, ponieważ szpital, lekarz lub położna przekazuje ją do właściwego Urzędu Stanu Cywilnego. Zgłoszenie jest bezpłatne i trzeba go dokonać w ciągu 21 dni od wystawienia karty urodzenia.
Jakie dokumenty przygotować?
Podstawą sporządzenia aktu urodzenia jest karta urodzenia. Osoba, która odebrała poród, przekazuje ją do USC najpóźniej w ciągu 3 dni od wystawienia. Rodzic powinien mieć przy sobie dokument tożsamości do wglądu. Urząd właściwy jest dla miejsca urodzenia dziecka, a nie dla adresu zamieszkania rodziców.
Zakres dokumentów zależy przede wszystkim od tego, czy rodzice są małżeństwem oraz czy ojcostwo zostało wcześniej uznane:
| Status rodziców | Wymagane dokumenty | Uwagi |
|---|---|---|
| Rodzice pozostają w małżeństwie | Dowód osobisty albo paszport rodzica zgłaszającego urodzenie | Urodzenie może zgłosić matka albo ojciec. |
| Matka jest panną albo rodzice pozostają w związku nieformalnym | Dowód osobisty albo paszport osoby zgłaszającej | Ojciec, który nie uznał wcześniej ojcostwa, nie może samodzielnie zgłosić urodzenia. |
| Ojcostwo uznano przed urodzeniem dziecka | Dowód osobisty albo paszport rodzica zgłaszającego | Drugi rodzic nie musi uczestniczyć w zgłoszeniu, jeśli potwierdził uznanie ojcostwa. |
| Uznanie ojcostwa odbywa się przy rejestracji | Dokumenty tożsamości obojga rodziców | Ojciec składa oświadczenie, a matka je potwierdza. |
Jeżeli zgłoszenia dokonuje pełnomocnik, potrzebne jest pisemne pełnomocnictwo oraz dokument tożsamości pełnomocnika. W niektórych przypadkach może pojawić się opłata skarbowa za złożenie pełnomocnictwa, jednak pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, rodzicowi, dziadkowi, dziecku lub rodzeństwu jest zwolnione z tej opłaty.
Uznanie ojcostwa – kiedy jest potrzebne?
Gdy ojciec dziecka nie jest mężem matki, jego dane mogą zostać wpisane do aktu urodzenia po uznaniu ojcostwa. Oświadczenie można złożyć przed porodem albo po porodzie. Jest ono przyjmowane przez kierownika USC, konsula Rzeczypospolitej Polskiej lub sąd.
Jeśli ojciec składa oświadczenie samodzielnie, matka powinna potwierdzić je w ciągu 3 miesięcy od dnia jego złożenia. Po porodzie rodzice mogą też przyjść razem do USC i przeprowadzić uznanie ojcostwa podczas rejestracji dziecka. Wtedy potrzebne są dokumenty tożsamości obojga.
Wcześniejsze uznanie ojcostwa upraszcza rejestrację. Po potwierdzeniu oświadczenia przez matkę ojciec może samodzielnie zgłosić narodziny, także przez internet, jeśli spełnia wymagania techniczne usługi.
Nie przekraczaj terminu 21 dni od wystawienia karty urodzenia. Jeżeli zgłoszenie nie zostanie dokonane w tym czasie, kierownik USC zarejestruje urodzenie z urzędu i sam wybierze imię dziecka na podstawie karty urodzenia.
Jak przebiega rejestracja w USC?
- Sprawdź, czy karta urodzenia została już przekazana do USC przez szpital lub osobę odbierającą poród.
- Przygotuj dowód osobisty albo paszport, a w razie potrzeby także pełnomocnictwo lub dokumenty obojga rodziców.
- Udaj się do USC właściwego dla miejsca urodzenia dziecka albo wybierz zgłoszenie elektroniczne.
- Podaj dane dziecka, w tym wybrane imię lub imiona, i podpisz protokół sporządzony przez kierownika USC.
- Odbierz bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia oraz, jeśli dotyczy, potwierdzenie nadania numeru PESEL i zameldowania.
Rejestracja urodzenia dziecka jest bezpłatna. Przy okazji kierownik USC może zameldować dziecko i wystąpić o nadanie mu numeru PESEL.
Jak zgłosić narodziny dziecka online?
Do elektronicznej rejestracji potrzebujesz profilu zaufanego, e-dowodu albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Od 1 stycznia 2026 r. do korzystania z internetowych usług administracji potrzebna jest także skrzynka do e-Doręczeń.
Przy zgłoszeniu online wykonaj następujące czynności:
- Zaloguj się do usługi „Zgłoś urodzenie dziecka” za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu.
- Potwierdź, że jesteś rodzicem, i sprawdź swoje dane.
- Wprowadź dane drugiego rodzica oraz dziecka, w tym wybrane imię lub imiona.
- Wybierz sposób odbioru dokumentów i podpisz zgłoszenie elektronicznie.
- Sprawdzaj skrzynkę do e-Doręczeń, ponieważ urząd może poprosić o wyjaśnienia lub uzupełnienie danych.
Karta urodzenia nadal musi trafić do USC od osoby, która odebrała poród. Samo zgłoszenie internetowe nie zastępuje tego dokumentu.
Po rejestracji rodzic otrzymuje jeden bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia. Rejestracja urodzenia jest odrębną procedurą od składania wniosków o świadczenia rodzinne, takich jak becikowe.
